Apa Itu ERP System? Penjelasan Lengkap ERP Dari Sejarah, Cara Kerja, Contoh, Manfaat dan Keuntungan Perusahaan Mengimplementasikan Sistem ERP

Sumber Gambar: omniaccounts.co.za

Istilah ERP pertama kali digunakan pada tahun 1990-an oleh Gartner Group, tetapi sistem perencanaan sumber daya perusahaan sebenarnya memiliki akar yang dalam di industri manufaktur, dan dapat melacak sejarahnya kembali ke tahun 1960-an.

Pada saat ini, produsen membutuhkan cara yang lebih baik untuk mengelola, melacak, dan mengontrol inventaris mereka. Solusi perangkat lunak dasar, yang dikenal sebagai MRP atau sistem Perencanaan Kebutuhan Material dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan mereka. Sistem ini membantu produsen memantau inventaris, menyelesaikan masalah saldo, serta memasukkan fungsi manufaktur, pembelian, dan pengiriman dari yang paling mendasar.

Selama tahun 1970-an semakin banyak produsen mulai mengadopsi sistem MRP, dan sistem itu sendiri menjadi lebih canggih. Pada tahun 1980-an sistem MRP berkembang menjadi apa yang dikenal sebagai MRP II atau Sistem Perencanaan Sumber Daya Manufaktur. Lebih banyak proses manufaktur ditambahkan ke dalam sistem MRP asli, dan sistem MRP II ini telah memperluas kemampuan dan lebih mampu menangani penjadwalan dan proses produksi.

Pada 1990-an sistem ERP pertama yang benar mulai digunakan. Sistem ini berkembang lebih jauh di luar kendali persediaan dasar dan proses manufaktur dari iterasi sebelumnya untuk memasukkan departemen dan fungsi lain, seperti akuntansi, keuangan, dan penjualan. Sistem ini mengatur panggung untuk solusi ERP seperti yang kita kenal sekarang, dengan mengintegrasikan beberapa proses dan departemen ke dalam satu sistem. Pada decade ini pula, seiring munculnya masalah bug komputer Y2K, banyak perusahaan melakukan perubahan sistem dan mengadopsi solusi ERP.

Saat ini sistem ERP SaaS (Software as a Service) mulai diminati oleh banyak pelaku bisnis dan perusahaan, termasuk UKM karena sifatnya yang memiliki mobilitas tinggi dengan harga yang relatif terjangkau.

Konsep Dasar ERP

ERP (enterprise, resource, planning) terdiri dari 3 kata Enterprise yang berarti perusahaan, Resource yang berarti sumber daya, dan Planning artinya perencanaan.

Pada kata planning atau perencanaan berarti ERP software didesain untuk sesuatu yang berkaitan dengan aspek perencanaan. Kemudian pada kata enterprise atau perusahaan berarti semua hal yang bersangkutan dengan sebuah perusahaan atau bisnis. Sedangkan resource atau sumber daya maksudnya adalah pengelolaan sumber daya dengan sebaik mungkin.

Dapat disimpulkan bahwa ERP merupakan suatu perencanaan pada salah satu perusahaan atau organisasi yang bertujuan untuk dapat mengelola dan merencanakan penggunaan sumber daya agar terstruktur dengan baik.

ERP software mengintegrasi informasi pada perusahaan, yang terdiri dari beberapa bagian seperti: sistem distribusi, sistem finansial, sistem inventori, sistem manufaktur, dan sistem human resource. Yang mana setiap sistem terhubung dengan sistem lainnya dan berpusat pada satu database. Dan database tersebut berfungsi sebagai penyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh subsistem.

Cara Kerja ERP

Prinsip kerja utama ERP adalah menyederhanakan proses kerja suatu perusahaan melalui database yang terpusat. Dengan menggunakan dashboard pada ERP, sehingga dapat dengan mudah melihat data secara realtime pada suatu perusahaan.

Contohnya, saat ERP software menerima pesanan, maka secara cepat dan otomatis pesan tersebut tersampaikan ke pusat sistem pendistribusian. Tidak hanya itu, ERP juga dapat melihat dan memantau kapan waktu pengiriman, tingkat inventaris dan lainnya.

Cara kerjanya adalah memungkinkan data yang diterima oleh ERP dapat dibagikan oleh semua subsistem yang terikat dengan database pusat, dapat tersampaikan dengan cepat dan otomatis.

5 Contoh Aplikasi ERP di Perusahaan:

Tidak sedikit perusahaan yang menggunakan sistem ERP untuk mengelola suatu perusahaan atau suatu bisnis yang sedang dijalankan. Berikut rekomendasi contoh aplikasi/software ERP:

1. Odoo ERP

Pada software Odoo ERP merupakan sebuah platform dari sebuah open source erp software yang dapat mengemas penjualan, POS, akuntansi, inventaris, dan beberapa fitur manajemen lainnya yang anda butuhkan dalam mengelola suatu bisnis yang cocok dan sesuai dengan bisnis anda. Ternyata Odoo ERP mendukung semua bentuk dokumen keuangan, hal tersebut menjadi salah satu keunggulan dari platform ini. Tidak hanya itu ada juga kelebihan lain dari Odoo ERP, yaitu:

1. Dapat mengelola berbagai jenis operasi bisnis
2. Mempunyai fitur yang canggih
3. Dapat menurunkan biaya TCO
4. Penawaran fleksibilitas yang tinggi

2. Netsuite ERP

Merupakan salah satu platform yang jarang digunakan, akan tetapi software ini adalah pelopor dari beberapa software ERP yang sudah banyak terjual di pasar. Software ini mampu mempersingkat mission critical process, sehingga menyisakan ruang yang cukup digunakan untuk penyesuaian serta kebutuhan spesifik dari bisnis anda.

Tidak hanya itu, Netsuite ERP juga bisa mengelola keuangan dengan canggih, dapat me-manage sumber daya dengan baik, dan mampu mengontrol supply chain supaya bisnis anda tetap stabil. Kelebihan dari software ini, antara lain:

1. Reputasi diakui
2. Supply chain efisien
3. Banyak pelanggan yang puas
4. Laporan keuangan sangat akurat
5. Perencanaan keuangan sangat akurat
6. Sistem pengelolaan dan perencanaan sumber daya perusahaan sangat baik

3. Sage Intacct

Biasanya software ini digunakan sebagai penutup kekurangan dari software lain. Mengapa demikian? Karena Sage Intacct mempunyai proses metric dan juga wawasan yang detail serta memiliki kapasitas pelayanan berbagai industri selain manufaktur, seperti: akuntansi, perawatan kesehatan, waralaba, dll). Kelebihan dari software ini:

1. Tampilan mudah digunakan
2. Reputasi bagus
3. Transaksi dalam pembelian sangat cepat
4. Memiliki fitur yang lengkap dan sistem keamanan yang tinggi

4. eCount ERP

Software ini biasa digunakan oleh bisnis atau usaha kecil yang ingin meningkatkan produktivitas bisnis. Dan direkomendasikan untuk skalabilitas dan fleksibilitas, karena dapat menyesuaikan industry dengan atau tanpa pengkodean. Kelebihan dari software ini adalah:

1. mempunyai banyak fitur
2. harga yang terjangkau
3. transaksi efisien
4. mempunyai customer service yang terpercaya
5. sistemnya groupware

5. Oracle’s E-business Suite (EB Suite)

EB Suite memiliki beberapa aplikasi yang dibuat khusus untuk manajemen keuangan. Sistem ini mampu merencanakan sumer daya perusahaan dengan menggunakan teknologi manajemen database relasional. Dengan begitu anda hanya menggunakan satu alat untuk dapat mengumpulkan semua informasi sumber daya. Kelebihan dari software ini antara lain:

1. Perencanaa dengan value chain
2. Manajemen dengan portofolio proyek
3. Dapat memanajemen sumber daya dengan baik

Ada banyak sekali platform ERP yang bisa anda gunakan dan cocok untuk perusahaan atau bisnis anda. Tentunya harga software ERP berbeda beda tergantung dari fitur yang disediakan oleh platform tersebut. Beberapa platform memberikan harga hingga puluhan juta rupiah dengan menawarkan fitur yang cukup lengkap.

Beberapa Keuntungan Menggunakan ERP:

1. Dapat mendata bisnis atau perusahaan dengan akurat dan efisien
2. Proses pekerjaan menjadi lebih efisien dan produktif
3. Dapat mengambil keputusan agar menjadi lebih baik
4. Mampu mengembangkan etos kerja

Mengapa banyak perusahaan yang memilih menggunakan sistem ERP? Tentu saja ERP memberikan banyak fitur yang menguntungkan bagi perusahaan tersebut. Berikut manfaat ERP bagi perusahaan:

1. Dapat mengintregasi informasi keuangan perusahaan dengan baik
2. Sebagai pengelola pesanan dan persediaan produk perusahaan
3. Mampu mengelola serta menganalisis pelanggan
4. Dapat menstandarisasi dan mempercepat jalannya produksi
5. Mampu mengelola sumber daya dengan sangat baik
6. Dapat membuat laporan pada sistem perusahaan dengan efisien

Perbedaan MRP dan ERP

Sumber Gambar: oryxnet.io

Tidak hanya ERP ternyata ada juga sistem yang biasa digunakan oleh perusahaan, yakni MRP. Apa perbedaan MRP dan ERP?

Pada sistem MRP suatu perusahaan hanya dengan menggunakan software yang digunakan untuk mempercepat proses operasional suatu perusahaan atau bisnis. Sedangkan sistem ERP pada perusahaan menggunakan teknologi yang sangat kompleks, yakni penggunaan database serta jaringan yang kuat digunakan untuk kelancaran pada perangkat lunak sistem yang dipakai perusahaan tersebut.